La gestion du temps consiste à travailler plus intelligemment au lieu de travailler plus dur ou plus longtemps. Il s’agit d’avoir un meilleur équilibre travail/vie personnelle. Certaines entreprises, voire des pays entiers, ont pris ce principe à cœur et ont commencé à mettre en place une semaine de travail de quatre jours.
Prenons pour exemple l’Islande qui a expérimenté une semaine de travail de quatre jours de 2015 à 2019 et a décrit cette dernière comme un « énorme succès ».
En France, c’est l’entreprise LDLC, et ses filiales, qui ouvre la marche. Bien qu’un certains nombres de petites structures étaient déjà passées à la semaine de 4 jours, LDLC est la première grosse entreprise nationale à passer le cap et à pérenniser ce système.
Fait important, les niveaux de productivité des entreprises participant à l’étude sont restés les mêmes ou se sont améliorés. Cela montre que la productivité ne concerne pas le temps que vous passez à travailler, mais la façon dont vous passez ce temps.
Déjà aujourd’hui, 86% des travailleurs islandais ont réduit leurs heures de travail (sans réduction de salaire) ou ont le droit de le faire.
Si vous gérez bien votre temps comme ces heureux Islandais, vous en retirerez certains avantages, notamment :
- Éliminer (ou réduire) votre tendance à procrastiner.
- Contrôler votre humeur et réduire votre niveau de stress.
- Respecter les délais. Vous serez plus productif, et rendrez vos travaux à l’heure
- Prendre plus de temps pour vos passions personnelles.
En résumé, la gestion du temps vous aide à tirer le meilleur parti de votre travail et de votre vie. Voilà pourquoi chez PHI RH, après notre article sur l’improductivité au travail, nous souhaitons vous donner 10 conseils en gestion du temps et de la procrastination pour booster votre efficacité au travail. Bonne lecture !
1. Effectuez d’abord les tâches importantes. Les tâches les plus désagréables sont souvent annulées en premier. D’autres aiment faire des tâches rapides et faciles en premier afin d’avoir le sentiment, agréable, d’avoir accompli quelque chose. Cependant, que la tâche soit difficile ou non, ces personnes hiérarchisent les tâches en fonction de leur importance, et c’est une excellente façon de s’organiser.
2. Donnez la priorité au temps. Il est important de planifier votre journée et de prioriser vos tâches par ordre d’importance. Vous pouvez compter sur l’analyse dite, par « ABC ». La tâche « A » est la tâche la plus importante à avoir terminée à la fin de la journée (rassurez-vous, si vous avez plusieurs tâches A, vous pouvez les étiqueter A1, A2, etc.).
Les tâches « B » sont des tâches secondaires moins importantes que les tâches A. Vous ne passerez à la tâche B que lorsque toutes les tâches A auront été accomplies.
Enfin, les tâches C sont considérées comme « non prioritaires ». Vous pouvez y jeter un coup d’œil si vous trouver le temps entre deux tâches B. Les tâches C sont souvent des tâches redondantes comme consulter et répondre à ses mails par exemple.
3. Fixez-vous une deadline pour chaque tâche. Après avoir créé votre liste de tâches pour la journée, vous pouvez définir une limite de temps pour chaque tâche de votre liste. De cette façon, les tâches ne s’éterniseront pas ou ne prendront pas plus de temps que nécessaire, et il vous sera plus facile de gérer votre journée car vous saurez que vous pourez les accomplir de manière réaliste.
4. Trouvez votre temps productif. Les personnes productives ne le sont pas toute la journée ! Ils savent quand ils travaillent le mieux et s’assurent que les choses importantes sont faites pendant ces heures. Suivez leur exemple et affectez vos heures les plus productives (matin ou après-midi) à vos tâches les plus importantes. Évitez de remplir ce temps précieux avec des réunions et des tâches moins importantes.
5. Ne faites pas plusieurs tâches. Le multitâche est l’ennemi de la productivité. Accordez toute votre attention à une tâche à la fois, terminez-la avant de passer à la suivante. Si vous avancez sur plusieurs tâches en même temps, vous risquez de vous sentir submerger par le travail et de procrastiner.
6. Éliminez les distractions. Si nécessaire, il est utile de désactiver les notifications sur votre téléphone ou d’activer le mode « Ne pas déranger » pour définir des limites avec les personnes avec lesquelles vous partagez votre espace. N’hésitez pas à verbaliser vos besoins, par exemple : « J’ai vraiment besoin de me concentrer pour la prochaine heure » ou « Je suis en plein dans le boulot, je te réponds après ». Ces conseils s’appliquent tout aussi bien que vous travailliez dans un bureau ou à distance.
7. Apprenez à dire non. Le refus poli mais ferme est un art, et le maîtriser vous donnera plus de contrôle sur votre temps. Souvent, il ne s’agit pas de dire non, il s’agit de fixer un moment où vous pouvez faire quelque chose. Par exemple, vous pouvez dire : « Si je regarde ma to-do list, je ne pourrai me pencher dessus que la semaine prochaine, si ça te va ».
8. Évaluer les conséquences d’actions ou d’omissions. Si vous hésitez vraiment, demandez-vous : « Et si je ne le fais pas aujourd’hui, cela va-t-il avoir des conséquences ? Si la réponse s’avère être « pas beaucoup », cela n’a probablement pas beaucoup d’importance. Toutefois, vous devez savoir que la procrastination peut avoir de graves conséquences heureusement PHI RH est là pour vous donner le coup de pouce supplémentaire dont vous avez besoin pour rester motivé.
9. Réalisez que parfois la procrastination est bonne. L’envie de remettre à plus tard peut vous dire quelque chose (par exemple, que vous êtes fatigué et avez besoin d’une pause). Et parfois, vous avez juste besoin de quelques instants pour que votre esprit vagabonde, imagine, soit créatif, et c’est une très bonne chose. Rappelez-vous qu’un cerveau ne peut rester concentrer au-delà d’1h30 grand maximum. Une pause régulière ne peut être que bénéfique.
10. Si vous ne voulez pas terminer la plupart des tâches de votre to-do, il est peut-être temps de changer de travail. Demandez-vous sérieusement si ce travail est vraiment fait pour vous. Parce qu’il n’est pas « normal » de détester son travail ou de se sentir démotivé tout le temps. Prenez le temps de prendre le recul nécessaire afin de voir si changer d’entreprise ne serait pas la solution à votre improductivité.
Dans tous les cas, pour ne rien louper de l’activité RH vous pouvez suivre notre cabinet sur tous ses réseaux sociaux ou lire les nombreux autres articles de notre blog.
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