Étant donné que vos employés sont le fondement de votre entreprise, l’établissement de solides relations avec les employés est la clé du succès d’une entreprise. Et la meilleure façon de construire ces relations est de s’engager à des réunions régulières en tête-à-tête avec chaque employé.
Selon un sondage, 48% des managers ont des réunions hebdomadaires régulières. Ces rencontres permettent de nouer des relations avec les employés tout en leur apportant un soutien direct.
Il peut être difficile de commencer – et encore plus difficile d’en faire une habitude. Cependant, en tant que cabinet de recrutement, on ne peut que vous conseiller chaudement d’automatiser la planification et d’envoyer des sondages individuels à l’avance afin que les responsables puissent se préparer à toutes les réunions à l’avance. L’utilisation de tels outils facilitera non seulement la planification et la tenue de réunions, mais également leur cohérence.
« Pourquoi les réunions individuelles sont importantes ? »
Dès le départ, les réunions individuelles peuvent sembler intimidantes tant pour l’employé que pour le responsable. Mais en réalité, c’est tout le contraire. En effet, les réunions en tête-à-tête permettent aux deux parties de s’exprimer sans avoir à se soucier de qui que ce soit d’autre. En fait, selon Gallup (un célèbre site d’expertise RH outre-Atlantique), les employés qui ont des réunions individuelles régulières sont trois fois plus susceptibles d’être engagés que ceux qui n’en ont pas.
Certaines personnes craignent que s’exprimer auprès de leurs managers, même lors de réunions individuelles, puisse avoir des répercussions négatives. Cependant, à maintes reprises, il a été prouvé que le meilleur moment pour exprimer des préoccupations est lors de ce type de réunions.
Toutefois, il peut paraître difficile de démarrer et de maintenir la légitimité des réunions individuelles. Cependant, si vous les traitez comme n’importe quelle autre réunion avec un ordre du jour, vous ne rencontrerez aucun problème.
En plus, PHI RH est là pour vous aider : utiliser la liste suivante dans son ordre exact comme modèle pour vos réunions. Une fois que vous vous serez fait la main, vous pouvez ajuster les questions en fonction de vos besoins, de votre organisation et de vos employés.
QUESTION SUR LA VIE DE L’EMPLOYÉ
1. Comment vous sentez-vous ces jours-ci ?
Il est important de commencer par quelque chose de facile, de familier et d’un peu personnel afin que vous puissiez évaluer ce qu’un employé pense de la réunion. Par exemple, une réponse claire indique qu’ils attendent cette réunion avec impatience, tandis qu’une réponse vague indique qu’ils sont nerveux et qu’ils ont quelque chose en tête.
2. Depuis notre dernière rencontre, de quoi êtes-vous le plus fier et pourquoi ?
Renseignez-vous sur leurs plus grandes réalisations au travail ou en dehors du travail. À partir de là, félicitez-les ou intéressez-vous à leur vie hors du bureau.
3. Avez-vous besoin que je vous apporte mon soutien cette semaine ? Quelle est votre priorité pour la semaine prochaine ?
Après cela, familiarisez-vous avec la vie professionnelle de l’employé. Ayez une communication ouverte en faisant savoir aux employés que vous êtes là pour les aider à s’améliorer dans leur travail et à faire avancer leur carrière. Après cela, renseignez-vous sur leurs priorités pour la semaine suivante. Alignez-vous sur les livrables clés, en vous assurant que les employés s’attaquent aux bonnes tâches au bon moment.
QUESTIONS SUR LES ASPIRATIONS ET LES PROJETS FUTURS
4. Quelle évolution dans votre carrière attendez-vous avec impatience cette année ?
Il est préférable de comprendre l’évolution professionnelle de votre employé et la direction qu’il souhaite donner à sa carrière. Cela peut vous aider à leur donner les moyens ou les aider à réaliser ce qu’ils veulent.
5. Quelle partie de votre travail et de votre rôle vous dynamise et vous motive le plus ?
Le but de cette question est de comprendre en quoi un employé peut se spécialiser pour aller de l’avant. Cela peut vous aider à leur proposer des projets futurs qui leur plaisent et à soutenir leur développement professionnel.
6. Pensez-vous que vos responsabilités et votre travail actuels correspondent à vos objectifs futurs ?
La réponse à cette question vous dira si cet employé est la bonne personne pour le poste. Cela peut vous aider à confier à l’employé des responsabilités pertinentes ou à lui offrir un poste qui correspond à ses objectifs.
QUESTIONS SUR LES OBSTACLES RENCONTRÉS
7. Selon vous, quelle est la seule chose qui vous empêche de vous rapprocher de vos objectifs ?
C’est là que vous commencez à vérifier si l’employé a un ou des problèmes, tant sur le plan professionnel que personnel. C’est l’occasion d’aider vos employés à atteindre leurs objectifs. La réponse à cette question peut également être un précurseur de la troisième question lors des prochaines réunions individuelles.
8. Avez-vous l’impression que quelque chose ou quelqu’un dans l’entreprise entrave votre travail de quelque manière que ce soit ?
Cette question aide à éliminer tout problème à la racine dû à d’autres employés, à l’équipement ou même à un processus de l’entreprise. C’est aussi l’occasion de corriger ou d’améliorer les processus de l’entreprise.
9. Y a-t-il des situations non liées à l’entreprise qui vous empêchent de vous concentrer sur votre travail ?
Cette question permet de visualiser plus précisément ce qu’un employé pourrait vivre. Connaître les problèmes personnels et professionnels peut aider à bien comprendre les difficultés auxquels un employé pourrait être confronté et vous donne la possibilité d’aider à les résoudre.
QUESTIONS SUR LA SATISFACTION DE L’EMPLOYÉ
10. Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure êtes-vous satisfait de votre emploi, de vos fonctions et de votre poste actuel ?
Il est important de comprendre ce que vos employés pensent de leur travail et de leurs responsabilités. Vous pouvez approfondir en demandant à chaque employé de mettre l’accent sur ses résultats. Cela peut également être un indicateur pour savoir si c’est un bon moment pour promouvoir quelqu’un.
11. Avez-vous l’impression d’apporter une contribution positive à l’entreprise avec votre travail ?
Posez cette question en fonction de la taille, des objectifs et des valeurs de votre entreprise. Cela vous aidera à comprendre à quel point l’employé est motivé lorsqu’il s’agit de son travail.
12. Pensez-vous que vous avez un bon équilibre travail-vie personnelle ? Si non, pourquoi pensez-vous que c’est le cas et que pouvons-nous faire pour l’améliorer ?
Cette question donne un aperçu de vos pratiques organisationnelles quotidiennes et indique si les employés sont sous-employés, surchargés ou s’ils s’en sortent très bien. Il fournit également des informations sur le profil psychologique d’un employé, vous permettant d’utiliser ces informations pour fournir un meilleur équilibre travail-vie privée (tel que l’employé le voit).
QUESTIONS POUR APPROFONDIR
13. Pensez-vous que vous recevez des feedbacks adéquats ? Selon vous, à quelle fréquence les feedbacks devraient-ils être ?
Les réponses à cette question sont utilisées pour vérifier ce que les employés pensent du feedback et s’ils le jugent nécessaire. Si l’employé souhaite augmenter la fréquence de vos retours, cela montre que ces réunions et ces séances de feedback fonctionnent. Si c’est le contraire, cela indique sûrement que vous êtes un peu trop regardant.
14. Avez-vous des commentaires ou des suggestions éventuelles quant à mon management ou l’entreprise ?
Étant donné que l’idée est de développer un canal de communication à double sens, vous devez demander à l’employé ses commentaires et ses suggestions. Vous pourriez recevoir de bonnes informations pertinentes tout en permettant à vos employés de se sentir responsabilisés. Si vous agissez sur l’une de leurs suggestions, ils s’en souviendront forcément positivement.
15. Puis-je vous aider en quoi que ce soit après cette réunion ? Y a-t-il quelque chose que nous avons manqué et dont vous voudriez discuter ?
Il est important de conclure la réunion de manière que votre salarié puisse s’exprimer, car cela laisse la porte ouverte à d’autres discussions, qui pourraient même avoir lieu après la réunion elle-même. C’est aussi un bon moyen d’établir l’ordre du jour de la réunion suivante.
Pour conclure
L’idée même des réunions en tête-à-tête est d’avoir des moments de discussion personnalisés afin que les relations manager-employé puissent être cultivées. En disposant d’un espace sécurisé pour parler, l’employé et le responsable peuvent être plus ouverts et plus directs l’un envers l’autre.
La confidentialité est une préoccupation majeure pour la plupart des salariés lorsqu’il s’agit de parler de problèmes. C’est pourquoi les réunions en tête-à-tête sont couronnées de succès ; ils assurent la confidentialité et permettent à toutes les informations controversées de rester entre le responsable et l’employé.
De plus, cela donne au manager la possibilité de résoudre les problèmes (quand c’est possible) sans aucun retour de flamme.
Additionnez tout cela et les réunions individuelles vous conduiront toujours à un meilleur engagement et une meilleure fidélisation de vos employés, ainsi qu’à une satisfaction et une motivation accrue. En somme, que du bon.
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