Entretiens individuels, l’arme secrète d’un management réussi ?

16 février 2024

Être manager est un exercice d’équilibre délicat ; quand pousser et quand céder, comment demander et comment offrir, quoi accepter et quoi refuser. L’un des meilleurs outils pour vous aider à trouver cet équilibre est d’avoir des entretiens individuels fréquents avec vos employés. La tenue de réunions individuelles présente de nombreux avantages et le maintien de cette communication continue avec les membres de votre équipe vous aide à les diriger efficacement et en toute confiance.

Les réunions individuelles offrent un aperçu approfondi et une perspective qui vous aident à prendre de meilleures décisions. Au-delà de l’établissement de relations plus solides, de l’engagement des employés et de la sensibilisation à leurs défis et besoins, les entretiens individuels vous aident à gérer efficacement les projets, à anticiper les problèmes et à prioriser les choses les plus importantes au quotidien.

Avec PHI RH, découvrez les avantages à tenir des réunions individuelles

1. Comprendre la situation dans son ensemble

En tant que manager, vous guidez votre équipe vers une destination. Savoir où vous voulez aller est un bon point de départ, mais de nombreux détails supplémentaires sont nécessaires pour bien diriger vos employés.

Imaginez une carte qui indique également les élévations des montagnes, les profondeurs des rivières et les chemins dangereux ou non dégagés. Les réunions individuelles vous aident à voir au-delà de la carte et à révéler les réalités non déclarées ou invisibles sur le terrain qui affectent l’efficacité de votre équipe. Ils comblent les lacunes de connaissances pour vous aider à comprendre le territoire.

Les entretiens individuels peuvent donner un aperçu des compétences, de la concentration et du niveau d’énergie de vos employés, des sentiments sur un projet et de la dynamique interpersonnelle qui peuvent avoir un impact sur la productivité des employés. Les entretiens individuels dévoilent ces réalités cachées afin que vous puissiez guider efficacement votre équipe.

2. Détecter les petits signes de conflit

Les crises et les conflits peuvent déséquilibrer votre équipe. Parfois, de petits problèmes apparemment insignifiants peuvent s’aggraver avec le temps. Lentement mais sûrement, les tensions se transforment en conflits. Et cela a le potentiel d’entraîner une crise importante, irréversible et même coûteuse.

En tant que gestionnaire, vous vous trouvez à un point de vue unique. Votre perspective élevée vous permet de voir comment un événement petit, ou apparemment déconnecté, peut faire dérailler votre équipe à l’avenir. Vos réunions individuelles peuvent vous aider à détecter les premiers signes que les choses ne vont pas, vous donnant les informations dont vous avez besoin pour être un gestionnaire plus proactif. Ces réunions peuvent révéler les dangers potentiels, vous aider à gérer les risques et détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

Un exemple pour que vous puissiez mieux comprendre :

Les deux salariés que vous avez placés sur un projet ont depuis quelques semaines deux démarches très différentes. La tension monte entre les deux employés et le projet n’avance pas comme il le devrait. À une semaine de la fin, vous réalisez maintenant que vous avez besoin de « tout le monde sur le pont » pour corriger et terminer le projet.

Vous auriez pu être alerté et prévenir la crise si vous aviez programmé une réunion individuelle avec une mise à jour de l’état du projet dans l’ordre du jour de la réunion.

3. Gérer plus efficacement

Les réunions individuelles vous aident également à gérer jusqu’à votre propre responsable. Comprendre quand votre équipe est distraite, épuisée ou pleine d’énergie vous aide à gérer les attentes de votre patron (si vous en avez un) et à établir des limites claires. Les réunions individuelles vous aident également à prendre des décisions sur les projets à venir, à équilibrer la charge de travail de votre équipe et à prendre en compte vos propres performances. Et, en fin de compte, cela vous aidera à expliquer et à justifier vos performances lorsque vous êtes en tête-à-tête avec votre responsable.

Après tout, être un bon manager est l’art d’apprendre à mieux travailler avec votre propre responsable, quel que soit son niveau de compétence, son style de travail ou son type de personnalité. Il vous faut également comprendre le rôle que vous jouez entre vos subalternes directs et votre propre superviseur.

C’est là qu’entre en jeu vos entretiens individuels. En tête à tête avec vos collaborateurs, ces réunions peuvent également signaler quand vous devez demander des ressources (humaines ou matérielles) supplémentaires à votre responsable. Des sujets comme quand recruter une nouvelle recrue, demander une augmentation de budget, planifier des programmes d’apprentissage et de développement ou accéder à des outils de productivité pour aider votre équipe. C’est ainsi que vous trouvez ce juste milieu entre votre équipe et votre patron.

Équipez-vous des bons outils de leadership et de conversation pour être sur la même longueur d’onde avec tous les membres de votre cercle de travail.

4. Célébrez et reconnaissez les réalisations

Offrir une reconnaissance fréquente et sincère aux employés est un moyen clé de stimuler l’engagement des employés et de garder vos employés heureux et motivés au travail. Et même s’il est bon de recevoir des éloges par écrit, il est toujours agréable de l’entendre verbalement aussi. Un tête-à-tête offre le moment idéal pour faire savoir à quelqu’un qu’il a fait du bon travail et apprécier son implication. Ces types de discussions significatives aident les employés à se sentir valorisés et pris en charge, de sorte qu’ils ne doivent jamais être oubliés ou balayés.

La reconnaissance peut également aller au-delà du rendement des employés. Des entretiens individuels réguliers peuvent vous donner un aperçu des intérêts personnels de vos employés, vous permettant de célébrer leurs réalisations en dehors du travail. Cela montre que vous vous souciez d’eux en tant que personnes, pas seulement en tant que travailleurs. De plus, aborder la reconnaissance à un niveau personnel peut même égayer la dynamique d’équipe et susciter des liens plus significatifs.

5. Soutenez le développement des employés

En tant que gestionnaire de personnel, vous avez reçu une opportunité unique : une chance d’aligner votre propre ambition avec le service et le soutien de vos employés dans les leurs.

Vos entretiens individuels vous aident à comprendre les aspirations personnelles et professionnelles de vos employés. Dans votre poste, vous pouvez accompagner leur développement professionnel en appliquant une méthode de coaching comme le modèle GROW. Vous pouvez également vous concentrer sur leur mise en relation avec les bonnes personnes ou leur proposer des missions valorisantes. Cela inclut de les guider doucement et gracieusement vers la destination souhaitée grâce à l’établissement d’objectifs, au coaching et au mentorat.

Directeurs d’entreprises, vous êtes plus influents que vous ne le pensez. Votre soutien et vos conseils sur la croissance de carrière peuvent laisser un impact profond et durable sur les membres de votre équipe, alors faites en sorte que cela compte !

Aidez votre équipe à définir des objectifs réalistes qui s’alignent sur la stratégie globale de l’entreprise, leurs forces individuelles et leurs objectifs de carrière.

6. Normalisez les conversations sur la gestion des performances

Les évaluations annuelles des performances peuvent être stressantes pour les employés et les managers, surtout si vous n’avez pas souvent de conversations sur les performances. Mais c’est exactement le secret pour rendre ces examens plus efficaces et moins éprouvants pour les nerfs. L’ajout de points de discussion sur les performances continues de vos employés lors de vos réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires ne laisse aucune place aux surprises lors de la conversation plus officielle.

Lorsque vous soutenez les employés avec des vérifications régulières de leurs objectifs de performance, vous pouvez leur donner des commentaires précieux, qu’ils peuvent appliquer instantanément. Cela leur donne plus de confiance dans leurs rôles, améliore leur efficacité immédiatement et conduit à plus d’engagement à tous les niveaux.

☕️ Envisagez de garder ces conversations en tête-à-tête légères en les abordant comme des échanges informels. Par exemple, se réunir régulièrement autour d’un café (virtuellement ou en personne) peut être un excellent moyen de donner des commentaires utiles sur les performances tout en gardant les choses humaines.

Mais comment tirer le meilleur parti de vos tête-à-tête ?

Si vous êtes enthousiaste à l’idée d’organiser des rencontres individuelles et que vous souhaitez en tirer le meilleur parti, voici trois suggestions simples :

Programmez

La fréquence des rencontres individuelles varie et dépend de vos besoins et de vos préférences ainsi que de ceux de vos employés. Décidez ce qui fonctionne le mieux ensemble et envoyez à chaque employé une invitation de calendrier récurrente.

🗓️ Conseil de pro : assurez-vous que la durée de la réunion est adéquat pour vous et vos employés. Cela diminue les risques d’avoir à annuler ou à reporter vos entretiens individuels.

Préparez

Un peu de préparation peut ajouter beaucoup de valeur à vos tête-à-tête. Vous pouvez vous préparer en préparant quelques questions de réunion individuelles et en demandant aux membres de votre équipe de faire de même.

⏳Conseil de pro : le temps peut être une ressource rare pour de nombreux managers. Économisez sur le temps de préparation des réunions en tête-à-tête en établissant un ordre du jour.

Suivez

Lors de la planification de vos entretiens individuels, définissez un rappel pour vous-même afin de faire un suivi dans les deux jours.

Votre suivi peut être aussi simple que : « Merci d’avoir partagé vos pensées si ouvertement avec moi. Ravi de discuter plus en détail de [insérer le sujet] lors de notre prochain tête-à-tête. » Et incluez les principaux points discutés pour aider les deux parties à se préparer pour le prochain tête-à-tête.

Vos salariés apprécieront votre temps, vos efforts et votre attention particulière.

🧑‍💻 Conseil de pro : simplifiez vos suivis avec un logiciel de gestion qui structure et garde une trace de vos conversations, vous n’aurez donc pas à le faire manuellement.

Plus vous avez de rencontres individuelles avec les employés, plus vous découvrirez les avantages qu’ils vous apportent en tant que gestionnaire. Tout comme chaque équipe est unique, chaque relation que vous entretenez avec les membres de l’équipe a également sa propre dynamique. Apprendre à connaître chaque collaborateur vous aidera à créer ces liens et à mieux les soutenir au fil du temps.